Hybride Arbeitsplätze optimieren

Die Planungen für den Bedarf an Büroflächen wurden durch die Corona-Pandemie stark durcheinandergewirbelt. Denn die Einführung von neuen Arbeitsmodellen und hybriden Arbeitsplätzen hat sich dadurch beschleunigt. New Work revolutioniert nicht nur die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten, sondern stellt ebenso Unternehmen vor neue Herausforderungen. Zum einen müssen sie angepasste Raumkonzepte umsetzen und optimieren. Zum anderen müssen sie den zukünftigen Bürobedarf bestimmen. Mithilfe von digitalen Technologien schaffen Unternehmen eine fundierte Grundlage für ihre zukunftsweisenden Entscheidungen.

Hybrides Arbeiten nimmt zu und verändert Bürokonzepte

Die Zunahme der Hybridarbeit und Telearbeit stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen bei der Bestimmung ihres Bedarfs an Büroflächen. Denn viele typische Büroarbeiten können auch von zu Hause erledigt werden, sofern die räumlichen Gegebenheiten vorhanden sind. Hybride Arbeitsplätze vereinen die Möglichkeit, sowohl vom Büro als auch außerhalb des Büros zu arbeiten. Wie viele Arbeitsstunden Beschäftigte noch physisch im Büro verbringen, unterscheidet sich stark von Mitarbeiter zu Mitarbeiter und von Arbeitgeber zu Arbeitgeber.

Hybrides Arbeiten und hybride Arbeitsplätze bedeuten aber nicht, dass der Bedarf an Büroflächen automatisch sinkt. Denn New-Work-Konzepte führen einerseits ebenso zu einer veränderten Bürogestaltung. Andererseits kann je nach angebotenen und genutzten Arbeitsmodellen die Büronachfrage stark schwanken, sodass sich die Bürofläche nach dem maximalen Flächenbedarf richtet.

Mehr Bereiche für flexibles und gemeinsames Arbeiten, Gemeinschaftsräume, Ruhezonen oder Konferenzräume sind notwendig, damit hybride Arbeitsmodelle produktiv umgesetzt werden können. So gibt es keine festen Arbeitsplätze mehr, sondern Desk-Sharing- oder Hot-Desking-Konzepte sowie flexible Sitzordnungen und Raumzuordnungen. Um Konflikte bei der Raumbuchung zu vermeiden, müssen Unternehmen wissen, welche Räumlichkeiten benötigt und wie sie aktuell genutzt werden. Ein professionelles Arbeitsplatzmanagement unterstützt die Auslastung der Büroflächen.

Büronutzung mit Sensoren erfassen, analysieren und optimieren

Je nach Unternehmenstyp und Geschäftstätigkeit können hybride Arbeitsplätze unterschiedlich umgesetzt werden. Daher ist es umso wichtiger, anhand individueller Nutzungsdaten von Büroflächen die richtigen unternehmerischen Entscheidungen zu treffen. Denn Erfolgskonzepte lassen sich nicht 1 zu 1 von Unternehmen zu Unternehmen übertragen. Mit den Nutzungsdaten können Unternehmen ganz gezielt entscheiden, welche Büroflächen umzufunktionieren sind und ob weniger Büroraum sinnvoll ist.

Bei dieser volatilen und unvorhersehbaren Bedingungen der neuen Arbeitswelt ist es ratsam, wenn Unternehmen mit Sensoren Daten der tatsächlichen Büronutzung gewinnen. Die Sensoren erfassen datenschutzkonform die Personen und Bewegungen in einem Raum oder in einem bestimmten Bereich. Sie können die Anwesenheit von Mitarbeitern identifizieren, die Anzahl der Personen zählen und gegebenenfalls auch weitere Daten messen. Daraus lässt sich die konkrete Nutzung von Büroflächen ermitteln: in Echtzeit und im historischen Vergleich. So wird die Flächennutzung transparent dargestellt, sodass Räume effektiver genutzt und Erweiterungen oder Umbauten besser geplant werden können.

Mit der Auswertung dieser Daten können anschließend wichtige Analysen vorgenommen werden:

• Welche Büros werden wie oft, wie lange und von wie vielen Personen genutzt?
• Welche Gemeinschaftsräume werden oft und wenig genutzt?
• Welche Unterschiede der Nutzung gibt es bei den unterschiedlichen Arten von Arbeitsplätzen und Büros?
• Welche gebuchten Meetingräume werden auch genutzt?
• Welche jahreszeitlichen und saisonalen Unterschiede gibt es bei der Büronutzung?
• Welchen Einfluss haben unterschiedliche Arbeitsweisen und Arbeitsmodelle auf die Flächennutzung?
• Wie verteilt sich die Büronutzung hinsichtlich der Wochentage und der Tageszeiten?
• Gibt es Unterschiede zwischen verschiedenen Bürostandorten?

Mit der Analyse der Daten können Unternehmen feststellen, wie intensiv spezielle Bürotypen und Arbeitsplatzarten genutzt werden und wie hoch der benötigte Bedarf an Bürofläche ist. Mit Sensoren gewinnen Unternehmen handfeste Daten über die Büronutzung und zeitliche Veränderungen aufgrund von Nutzungsänderungen. Letztendlich kommt es dann für das Raummanagement darauf an, operative Maßnahmen für die kurzfristige Raumnutzung und strategische Maßnahmen für langfristige Veränderungen umzusetzen.

Optimierung von hybriden Arbeitsplätzen als Daueraufgabe

Unternehmen müssen nicht kopflos Büroflächen kündigen oder dramatisch umgestalten, um mit den Trends und Prognosen zur veränderten Arbeitswelt mitzuhalten. Stattdessen sollten sie auf selbst erhobene Daten zurückgreifen, wie Büroflächen genutzt werden. So müssen Unternehmen keine Investitionen tätigen, die an den Wünschen der Beschäftigten vorbeigehen. Außerdem können sie stetig ihre Raumkonzepte optimieren und die Mitarbeiter bei den Entscheidungen einbeziehen. So tragen Unternehmen dazu bei, dass Mitarbeiter mit hybriden Arbeitsplätzen auch produktiv arbeiten und die Kosten für Büroflächen optimiert werden. Wir beraten Sie gerne zum datenschutzkonformen Einsatz von Sensoren an Ihren Bürostandorten.

Bild: Israel Andrade via Unsplash