Personenfüllstände in Bürokomplexen: Analysen & Optimierungs-Möglichkeiten

In Büroräumen werden Arbeitsplätze mit fixen Zuordnungen aus den unterschiedlichsten Gründen nicht genutzt. Dies können zum Beispiel Krankheit, Urlaub, Homeoffice, Geschäftstermine außer Haus oder Meetings sein. Diese ungenutzten Arbeitsplätze führen zu unnötigen finanziellen Belastungen für Unternehmen. Daher können Sensoren dazu beitragen, die Arbeitsplatzbelegung in Bürokomplexen zu überwachen, zu analysieren und zu optimieren. Im Anschluss daran kann die Flächennutzung in Bürogebäuden oftmals angepasst werden, ohne die Bedürfnisse der Mitarbeiter nach einem produktiven Arbeitsumfeld zu vernachlässigen.

Überwachung der Personenfüllstände für flexible und agile Arbeitsplatzkonzepte

Die Personenfüllstände in Bürokomplexen sind aufgrund der Zunahme von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen in den letzten Jahren gesunken. Verschiedene Studien deuten darauf hin, dass die Auslastung von herkömmlichen Bürotypen eher sinken und die Arbeitsplatzbelegung stark schwanken wird. In der Folge gestalten viele Unternehmen und gewerbliche Vermieter ihre Bürogebäude schon um. Die räumliche Neugestaltung soll flexible und agile Arbeitsplatzkonzepte unterstützen, inklusive Hot-Desking und Hoteling.

Der Abbau von ungenutzten Arbeitsplätzen in Bürokomplexen darf allerdings die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter nicht negativ belasten. Daher ist die Messung der tatsächlichen Personenfüllstände in Bürokomplexen eine wichtige Voraussetzung für nachhaltige Konzepte. Denn es geht nicht alleine darum, die Bürofläche zu verkleinern und an die neuen Bedingungen anzupassen, sondern die Konfiguration der gesamten Bürofläche zu verbessern.

Mit Sensoren werden die Personenfüllstände anonym, kontinuierlich und systematisch erfasst – und zwar für komplette Bürogebäude, Etagen, zusammenhängende Büroeinheiten und Einzel-Räumlichkeiten. Die Sensoren werden typischerweise über den Zugangsbereichen installiert, um Personen beim Betreten und Verlassen eines bestimmten Bereichs zu zählen.

Mit Sensoren zur Personenzählung haben Unternehmen in Echtzeit einen Überblick über die aktuellen Personenfüllstände. Sie können allerdings auch auswerten, wie sich die Personenfüllstände im Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresverlauf entwickeln. Die Ergebnisse geben Aufschluss darüber, wie intensiv Bürogebäude genutzt werden zu und welche Trends der Büroauslastung es gibt. Anhand dieser Entwicklung können Unternehmen dann fundierte Entscheidungen über die Bürokonfiguration und den zukünftigen Bestand an Büroflächen treffen.

Anwendungsbeispiele für die Ermittlung der Raum-Auslastung

Mit der Ermittlung von Personenfüllständen kann die Auslastung von Konferenzräumen überwacht werden. Ein typisches Szenario ist beispielsweise, dass Besprechungsräume häufig nur von Gruppen mit wenig Mitarbeitern genutzt werden. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass gebuchte Konferenzräume gar nicht genutzt werden. Damit diese Überdimensionierung überhaupt systematisch festgestellt werden kann, ist der Rückgriff auf Sensordaten hilfreich. So kann besser entschieden werden, ob kleinere Konferenzräume oder andere Bürotypen für die agile Mitarbeiterschaft nicht effektiver wären.

In Großraumbüros können die Personenfüllstände zudem per App anzeigen, wie viele der agilen Arbeitsplätze besetzt sind. Besonders in Verbindung mit einem Buchungssystem finden Mitarbeiter in Echtzeit eine freie Arbeitsplatzumgebung ihrer Wahl. So müssen sie nicht zeitraubend in einem Bürogebäude nach einem freien Arbeitsplatz suchen, sondern buchen den richtigen Arbeitsraum zum richtigen Zeitpunkt. Personenfüllstände helfen damit bei der effizienten Zuweisung von Arbeitsbereichen in den einzelnen Abteilungen und Teams.

Anhand der Sensordaten können auch die durchschnittliche und die maximale Auslastung eines Raumes oder Bereiches für einen bestimmten Zeitraum ermittelt werden. So haben Unternehmen eine bessere Entscheidungsgrundlage für die effiziente Verteilung ihrer Teams und die zukünftige Flächenplanung in Bürokomplexen. Ungenutzte Räumlichkeiten und damit Einsparpotenzial werden somit leichter erkannt.

Weitere Anwendungen der Personenzählung in Bürokomplexen

• Die Kenntnis über den Personenfüllstand ermöglicht die Überwachung der Kapazitätsgrenze für eine bestimmte Räumlichkeit, zum Beispiel hinsichtlich des Gesundheits- und Arbeitsschutzes.
• Der genaue Personenfüllstand kann dabei helfen, um die Anzahl der Personen in einem Bürokomplex bei einer Evakuierung in Echtzeit zu kennen. Denn die Sensoren zur Personenzählung erfassen auch unternehmensexterne Personen, wie Kunden, Besucher oder Lieferanten.
• Außerdem ist der Personalfüllstand hilfreich bei der Reinigungsplanung. Wenn ein Unternehmen nämlich weiß, wie intensiv Räumlichkeiten genutzt werden, dann können anhand des Nutzungsgrads die Reinigungsintervalle und die Reinigungsart darauf abgestimmt werden.
• Es ist auch eine smarte Reduzierung der Betriebskosten möglich, wenn der Personenfüllstand bekannt ist. Denn gerade bei größeren Konferenzräumen kann die Beleuchtung und Temperatur automatisch angepasst werden, wenn keine Nutzung vorliegt.

Moderne Technologien für die Optimierung von Büroflächen

Die Messung der Personenfüllstände ist ein erster Schritt, um die Büronutzung zu optimieren und die perfekte Kombination von Bürotypen für die Mitarbeiter bereitzustellen. Denn Sensoren können nicht nur die Anzahl der Personen in einem Bereich feststellen, sondern beispielsweise auch, ob ein Arbeitsplatz belegt ist und wie lange dieser genutzt wird. Mit diesen Sensordaten sind fundierte unternehmerische Entscheidungen möglich. Denn die Arbeitswelt ändert sich rasant. Ein Unternehmen kann nicht nur alle zehn Jahre eine große Renovierung und Umgestaltung vornehmen, sondern Anpassungen sind kontinuierlich notwendig. Die Ermittlung der Personenfüllstände unterstützt die professionelle Optimierung von Büroflächen.

Bild: Annie Spratt Ho via Unsplash